Informativa Privacy Veeva

INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

Per gli operatori del settore sanitario

Per noi la protezione dei dati è un argomento molto serio per cui desideriamo informarLa in merito alle modalità con le quali i dati vengono trattati ed ai diritti che Lei può esercitare ai sensi della vigente normativa sulla protezione dei dati, in particolare del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche: “GDPR”).

1. Titolare del trattamento

Merz Pharma Italia S.r.l.

Via F. Filzi, n. 25/A – 20124 Milano
E-mail: infopharma@merz.it

Data Protection Officer (DPO)

Avv. Vera Cantoni
Via Turati 26, 20121, Milano
E-mail: dpo@merz.it

2. Le categorie di dati che vengono sottoposti a trattamento

Le categorie di “dati personali” (ex. Art. 4.1 del GDPR) trattati dal Titolare possono essere, a mero titolo esemplificativo ma certo non esaustivo:

• Dati anagrafici e identificativi (quali, ad esempio, nome e cognome, data di nascita, luogo di nascita, nazionalità, codice fiscale, Partita Iva, ecc.);
• Dati di contatto (quali, ad esempio, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono, ecc.);
• Documento d’Identità (quale, ad esempio, carta d’identità, tessera sanitaria, ecc.) esclusivamente qualora necessario per l’organizzazione dell’evento;
• Dati relativi alla professione svolta dall’interessato (quali, ad esempio, dati relativi all’iscrizione ad un albo professionale, specializzazione, ecc.);
• Dati relativi alle abitudini di utilizzo dei prodotti in ambito farmaceutico legati alla professione o attività esercitata dall’interessato;
• Dati personali, anche di particolari, relativi alla fruizione dei servizi e delle attività previste nell’evento (quali, ad esempio, la presenza di allergie/intolleranze alimentari, presenza di disabilità che rendano necessari particolari accorgimenti rispetto all’accoglienza, all’ospitalità e/o alla partecipazione dell’interessato all’evento, ecc.).

3. Liceità e finalità del trattamento 

3.1 Finalità volte all’adempimento di un obbligo legale (ex art. 6, paragrafo 1 (c) del GDPR)

1. Adempimento di obblighi previsti da Leggi, Regolamenti e dalla Normativa Comunitaria, ovvero da disposizioni impartite da Autorità o da Organi di Vigilanza e Controllo in relazione o comunque connessi al rapporto con l’interessato (quali, ad esempio, la normativa sulla trasparenza dei rapporti tra aziende del settore salute e gli operatori sanitari) e rispetto all’eventuale organizzazione o coordinazione dell’evento (quali, ad esempio, le esigenze di sicurezza per l’organizzazione dell’evento, la tutela dei dati personali, ecc.) al quale l’interessato partecipa.

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alle finalità di cui alla presente sezione è:
Per la finalità: a, fino a 10 anni dal termine dell’ultimo rapporto o trasferimento di valore con l’interessato.

Questi tempi possono allungarsi in caso di contenzioso o disposizione di legge.

3.2 Finalità volte all’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali (ex art. 6, paragrafo 1 (b) del GDPR)

1. Gestione organizzativa dell’evento (a titolo esemplificativo e non esaustivo invio degli inviti, prenotazione dei viaggi, degli alberghi o degli alloggi, procedure di registrazione o di accreditamento, preparazione scaletta o programmazione dell’evento, segnaposti, organizzazione colazioni, catering o altri servizi di somministrazione di alimenti e bevande, ecc.);
2. Gestione dei processi amministrativi, contabili, fiscali e finanziari connessi all’evento;
3. Tutela dei diritti contrattuali o comunque derivanti dai rapporti intercorrenti tra le parti. Si precisa che, qualora la tutela dei diritti non sia direttamente connessa con l’adempimento di diritti contrattuali, i connessi trattamenti hanno come base giuridica il legittimo interesse, (ex art. 6 paragrafo 1 (f) del GDPR), di tipo cogente.

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alle finalità di cui alla presente sezione è:

Per la finalità a: fino al termine del singolo evento al quale partecipa l’interessato;

Per le finalità b, c: 10 anni dal termine del singolo evento a cui partecipa l’interessato.

Questi tempi possono allungarsi in caso di contenzioso.

3.3 Finalità coperte dal consenso dell’interessato (ex art. 6, paragrafo 1 (a) del GDPR)

1. Attività di marketing attraverso l’invio a mezzo e-mail di newsletter di informazione scientifica, materiale promozionale informativo e inviti ad eventi;
2. Invio di questionari di analisi statistica e ricerca di mercato rispetto all’attività clinica dell’operatore sanitario;
3. Gestione organizzativa dell’evento con riferimento ad eventuali dati particolari (a titolo esemplificativo e non esaustivo, la presenza di disabilità che richiedano particolari accorgimenti per la prenotazione degli alberghi o degli alloggi, la presenza di allergie/intolleranze alimentari per l’organizzazione colazioni, catering o altri servizi di somministrazione di alimenti e bevande, ecc.).

Il periodo di conservazione dei dati personali, relativamente alle finalità di cui alla presente sezione è:

Per la finalità a: 24 mesi dal rilascio del consenso, fatto salvo l’esercizio del diritto di cancellazione/ revoca del consenso da parte dell’interessato;

Per la finalità b: entro 12 mesi dalla raccolta il dato viene anonimizzato;

Per la finalità c: 5 anni dal termine dell’evento per il quale l’informazione è stata fornita dall’interessato.

4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (e) del GDPR) *

Nell’ambito delle suindicate finalità, il Titolare del trattamento potrà comunicare i suoi dati a:

• Uffici ed alle funzioni interne del Titolare medesimo;
• Altre società del Gruppo Merz, operanti nel settore farmaceutico, per le finalità di cui ai punti 3.1 lett. a), 3.2 lett. a) e b) qualora compartecipino all’evento;
• Consulenti per la gestione contabilità e commercialisti;
• Società e ad operatori professionali che forniscono servizi informatici, tra cui elaborazione elettronica dei dati, di gestione software e dei cloud, gestione di siti internet e di consulenza informatica;
• Organismi di controllo e di vigilanza;
• Studi legali;
• Enti sponsorizzatori dell’evento;
• Enti, società, associazioni nell’ambito delle attività svolte all’interno di progetti o eventi organizzati dal Titolare o ai quali esso aderisce;
• Società ed Enti operanti nei settori dell’ospitalità, dei viaggi e del catering;
• Società e professionisti che supportano il Titolare negli adempimenti di compliance aziendale;
• Società, agenzie e professionisti operanti nei settori della comunicazione e del marketing;
• Pubbliche Amministrazioni, Agenzie ed Enti pubblici nell’adempimento delle loro attività istituzionali.

* Maggiori informazioni sui Destinatari (ex art. 4.9 del GDPR) sono disponibili presso il Titolare del trattamento dei dati personali ai recapiti sopra indicati.

5. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali (ex art. 13 paragrafo 1 (f) del GDPR) e trasferimento dei dati in Paesi extra UE

Il Titolare le comunica che non ha intenzione di trasferire i suoi dati in paesi non compresi nella UE e nella SEE per le finalità sopra indicate.

6. Diritti del Soggetto Interessato (ex. art. 13 paragrafo 2 (b) del GDPR)

L’interessato può far valere i seguenti diritti:

• diritto di accesso dell’interessato [art. 15 del Regolamento UE] (la possibilità di essere informato sui trattamenti effettuati sui propri Dati Personali ed eventualmente riceverne copia);
• diritto di rettifica dei propri Dati Personali [art. 16 del Regolamento UE] (l’interessato ha diritto alla rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano);
• diritto alla cancellazione dei propri Dati Personali senza ingiustificato ritardo (“diritto all’oblio”) [art. 17 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla cancellazione dei propri dati);
• diritto di limitazione di trattamento dei propri Dati Personali nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento UE, tra cui nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei Dati Personali da parte dell’interessato [art. 18 del Regolamento UE];
• diritto alla portabilità dei dati [art. 20 del Regolamento UE], l’interessato potrà richiedere in formato strutturato i propri Dati Personali al fine di trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dal medesimo articolo;
• diritto di opposizione al trattamento dei propri Dati Personali [art. 21 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto alla opposizione del trattamento dei propri dati personali);
• diritto di non essere sottoposto a processi decisionali automatizzati, [art. 22 del Regolamento UE] (l’interessato ha, così come avrà, diritto a non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato).

Ulteriori informazioni circa i diritti dell’interessato potranno ottenersi richiedendo al Titolare estratto integrale degli articoli sopra richiamati. Relativamente alle finalità, per le quali fosse richiesto il consenso, l’Interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e gli effetti decorreranno dal momento della revoca, fatti salvi i termini previsti dalla legge. In termini generali la revoca del consenso ha effetto solo per il futuro.

I suddetti diritti possono essere esercitati secondo quanto stabilito dal Regolamento inviando, anche, una e-mail al seguente indirizzo infopharma@merz.it.

In ossequio all’art. 19 del Regolamento UE, il Titolare procede a informare i destinatari cui sono stati comunicati i dati personali, le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento richieste, ove ciò sia possibile.

Per consentire un più celere riscontro delle Sue richieste formulate nell’esercizio dei su indicati diritti, le stesse potranno essere rivolte al Titolare indirizzando le medesime ai recapiti indicati al punto 1.

7. Diritto di proporre reclamo (ex art. 13 paragrafo 2 (d) del GDPR)

L’interessato, qualora ritenga che i propri diritti siano stati compromessi, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate dalla stessa Autorità al seguente indirizzo Internet http://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524 oppure inviando comunicazione scritta all’ Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

8. Possibile conseguenza della mancata comunicazione dei dati e natura del conferimento dei dati (ex art. 13 paragrafo 2 (e) del GDPR)

8.1 In caso di adempimento di obblighi di legge o contrattuali

Si informa che, qualora le finalità di trattamento abbiano come base giuridica un obbligo legale o contrattuale (o anche precontrattuale), l’interessato deve necessariamente fornire i dati richiesti.

In caso contrario vi sarà l’impossibilità da parte del Titolare di procedere al perseguimento delle specifiche finalità di trattamento.

8.2 In caso di consenso dell’interessato

Per altre finalità, per le quali è richiesto il consenso, l’Interessato può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e gli effetti decorreranno dal momento della revoca, fatti salvi i termini previsti dalla legge. In termini generali la revoca del consenso ha effetto solo per il futuro. Pertanto, il trattamento che è stato effettuato prima della revoca del consenso non subirà effetti e manterrà la sua legittimità.

Il mancato o parziale consenso (o la revoca dello stesso) potrebbe non garantire l’erogazione completa dei servizi o delle attività, con riferimento alle singole finalità per cui il consenso viene negato, e non costituirà pregiudizio o impedimento per le altre finalità (e le attività alle stesse connesse) non coinvolte o interessate espressamente dalla negazione del consenso o non fondate su tale base giuridica.

Quando i dati non sono più necessari questi vengono regolarmente cancellati, qualora la loro cancellazione risulti impossibile o possibile solo a fronte di uno sforzo sproporzionato a causa di una modalità di conservazione particolare il dato non potrà essere trattato e dovrà essere archiviato in aree non accessibili.

9. Esistenza di un processo decisionale automatizzato (profilazione inclusa)

È attualmente escluso l’uso di processi decisionali meramente automatizzati come dettagliato dall’articolo 22 del GDPR. Se in futuro si decidesse di istituire tali processi per casi singoli, l’interessato ne riceverà notifica in separata sede qualora ciò sia previsto dalla legge o aggiornamento della presente informativa.

10. Modalità del trattamento

I dati personali verranno trattati in forma cartacea, informatizzata e telematica ed inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere, e quindi venirne a conoscenza, gli addetti espressamente designati dal Titolare quali Responsabili ed Autorizzati del trattamento dei dati personali, che potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità dichiarate.Informativa Privacy Veeva